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Quanto tempo (e quanti clienti) ti costano davvero le email

Le email non hanno un prezzo in fattura, ma te lo paghi lo stesso. In tempo tolto al lavoro vero, e in clienti che mentre aspettano la tua risposta vanno da un altro.

Il costo che non vedi in fattura

Apri la casella la mattina e ci sono venti messaggi. Richieste di preventivo, gente che chiede gli orari, una prenotazione, due che vogliono sapere se sei disponibile giovedì. Nessuno di questi ti paga per rispondere, eppure devi farlo. Questo è il costo che non vedi: non c'è una riga in fattura, ma lo paghi ogni giorno in tempo.

Il problema non è la singola email. È che le email si rispondono a pezzi, tra un cliente e l'altro, mentre stai facendo altro. Ti staccano dal lavoro vero, e ogni volta che ti staccano ci metti qualche minuto a rientrare. Alla fine della giornata hai risposto a tutti e non sai bene cosa hai concluso.

Facciamo due conti, con i tuoi numeri

Niente statistiche, facciamo un esempio con numeri concreti. Diciamo che rispondi a 20 email al giorno e ognuna, tra leggerla, pensarci e scriverla, ti porta via 4 minuti. Sono 80 minuti al giorno. Su sei giorni fanno 8 ore in una settimana: una giornata intera di lavoro spesa a scrivere email.

Cambia i numeri come ti pare. Se ne rispondi 10 e ci metti 3 minuti l'una sono comunque mezz'ora al giorno, due ore e mezzo a settimana. Non sono numeri inventati, sono i tuoi: fai la moltiplicazione con le tue email e il tuo tempo, e ti esce quanto ti costa davvero la casella.

Le risposte lente fanno scappare i clienti

C'è un secondo costo, e questo pesa più del tempo. Chi ti scrive per un preventivo, o per chiedere se sei libero, spesso lo sta chiedendo anche a qualcun altro nello stesso momento. Se gli rispondi a sera, o il giorno dopo, magari hai già perso il lavoro. Non perché eri più caro, ma perché eri più lento.

Una risposta che arriva in pochi minuti dice al cliente che ci sei, che sei sul pezzo. Una risposta che arriva dopo due giorni dice il contrario, anche quando non è vero. Il cliente non vede quanto sei bravo, vede quanto ci metti a rispondere.

Cosa cambia con Euribate

Euribate legge la posta in arrivo e riconosce le email che tornano sempre uguali: preventivi, orari, disponibilità, prenotazioni. Per quelle scrive già la bozza di risposta, nel tuo tono di voce, perché impara da come hai risposto tu fino a oggi. Dà del tu a chi dà del tu e del lei a chi dà del lei.

Tu apri, leggi e approvi con un tocco. Quando vedi che le bozze sono giuste e ti fidi, lo lasci rispondere da solo sulle email semplici. Le cose delicate, un reclamo o una richiesta complicata, restano a te: lì serve una persona, e Euribate non ci si mette in mezzo.

Si collega alla casella che già usi, Gmail, Outlook o la posta di sempre, in un paio di minuti. Quegli 80 minuti al giorno dell'esempio non spariscono per magia, ma la maggior parte del lavoro lo fa lui, e a te resta da controllare e dare l'ok.

I tuoi dati restano i tuoi

Una domanda giusta da farsi: dove finiscono le mie email? Il motore è Mistral, un'azienda europea con server in Europa. I tuoi dati vengono trattati nell'Unione Europea e non vengono usati per addestrare modelli. Ogni casella è isolata dalle altre.

Per onestà: una conservazione tecnica di passaggio c'è, serve a far funzionare il servizio, e non te la racconto come zero conservazione perché non sarebbe vero. Quello che conta è che le tue email non diventano materiale di addestramento e non si mescolano con quelle di nessun altro.

Domande frequenti